気になるキーボードは”コレ”でキレイに [オフィスの業務改善ヒント]
明日、明後日（28、29日）で仕事納めの方も多いでしょう。
年末の片づけ、清掃に励まれているのではないでしょうか。
今日はパソコンのキーボードのすき間に入ったゴミを取り除くツールを紹介します。
カメラのレンズのチリやホコリを吹き飛ばすブロアーです。
いたってシンプルな構造で、胴体を指で押せば先端から空気が出てきます。
チカラ加減一つで空気の勢いを変えられますので、ゴミをうまくはじき出してくれます。
ブラシが付属していれば、上記のように取り付けて空気を出しながらブラッシングも可能です。
使い方もごくシンプルです。
キーボードを逆さにして、ブロアーで空気を吹き付けてください。
少しキーボードを揺すりながらやると、効果が高まります。
デスクでお菓子を食べられる人は、キーボードのすき間にたくさんカスが入りこんでいます。
年に一度、キーボードもキレイにしてあげましょう。
数百円程度で購入でき、電力も不要です。
会社のみんなで使えば安いものですよ。
職場にカメラ好きの人がいれば、家にあまっていないか聞いてみるのもいいかもしれません。
埋もれる【親展】書類を救済 [オフィスの業務改善ヒント]
これから年末にかけて、冬の賞与評価や来春の組織変更、人事異動の社内調整資料が頻繁に行き来する時期です。
IT化が進み、システムやメールだけで完結するところもあるでしょうが、重要な案件については、まだまだ紙の書類が行き交っています。
組織や人事については極秘裏に事が進められますので、当然、関係書類の送付時には、『親展』の文字が記され、当事者以外の人が誤って開封しないようにされています。
各部門に社内便などで送られてくる「親展書類」は、多くの場合が部門長あてのものです。
部門長本人に直接手渡せば問題はありませんが、不在時には注意が必要です。
「親展書類」を机の上や決裁箱に入れておくには、なんとなく気が引けるところがあります。
気を利かせて、机の引き出しの中へ入れてくれることを想定しておかなければなりません。
たとえば、人事異動の場合、 誰かのかわりに誰かが異動するような「ところてん式」に行われるのが一般的です。
もし、候補者が異動できないとなれば、計画を見直す必要がでてきます。
異動可否に関する「親展書類」が机の中にあることを、部門長が気づかない可能性もあります。
親展を発信する部門は、メールで書類を送ったことを連絡するようにした方がいいでしょう。
また、各部門で机の中などに入れる際にも、そのことをメールしておけば、ミスは減らせます。
ちょっとした気配りで、業務の円滑化を図りましょう。
【まめ知識】
「親」は「自ら」、「展」は「ひろげる」と意味があり、
「親展」とは書類を送付する名宛人自身に開封を求める際に、記す文言です。
カッターナイフが使えない？ [オフィスの業務改善ヒント]
オフィス内を探すと、個人のデスクからも含め、かなりの数にのぼるカッターナイフを見つけることができるでしょう。
ところが、たくさんあっても、意外と使用頻度が低かったりします。
自分の机の中にカッターが入っていても、長い間使わずにいる人は多いです。
その理由は何でしょうか？
カッターナイフは、刃先の切れ味が悪くなれば、ポキポキ折って、リフレッシュできます。
新聞や雑誌を切り抜いたりするのに便利ですし、資料を必要部分だけをノート等に貼りたいときにも重宝します。
ちょっとした手作りの販促ツールを作成する際は、欠かせないアイテムになります。
切れ味の悪くなった刃物は、電池が切れた重い電動自転車のようなもので、使うのが嫌になってしまいます。
その点、カッターナイフは刃を研ぐ必要もなく、切れ味を保てる便利グッズのはずなのですが、問題点があります。
それは、カッターのメリットであるはずの、「刃を折る」ことにあります。
カッターの刃を折るとき、本当はペンチなどを使えば、安全かつ簡単にできます。
しかし、身近にはなかなかペンチはないものです。
そこで、カッターのおしりについている簡易的な「折刃器」を使います。
さて、今度は折った刃をどうしようかと、悩むことになります。
そのままゴミ箱に捨てるわけにもいかず、自分の引き出しにそっとしまっておくか、紙やテープでぐるぐる巻きにして捨てるしかないでしょう。
こんな”小さなストレス”が、カッターナイフの利用を遠ざけていきます。
カッター本体以外にも、替刃もずいぶん余っていたりしますので、もったいないことです。
このような状況を打開するために、ちょっとした小物を用意して、廃棄の工夫をしてみましょう。
刃がより安全に折れて、収納しておけるケースがあります。
カッターナイフの刃先を差し込み、テコの要領でひねれば、簡単、安全に折ることができます。
オフィスに一つ用意しておけば、みなさんの心理的負担も軽減できるでしょう。
この容器もいつかは満杯になりますので、廃棄の準備が必要です。
手軽に入手できて、安全に廃棄できる、こんな容器がおすすめです。
コーヒーなどに使われている、キャップ付きのアルミ缶です。
容器が刃でいっぱいになったら、 ふたを開けアルミ缶に移しましょう。
廃棄物を処理される方が、飛び出してくる刃でケガをされないように、缶の口にテープなどを張り付け、ふたをしっかりと閉めましょう。
不燃ゴミなどに出すときには、缶にガムテープなどを張り付け、危険物であることをわかるようにマジック等で書いておきましょう。
自治体によって、ゴミの出し方が異なりますから、よく確認してから出すようにしましょう。
少しの配慮で、みんなが気持ちよく仕事ができるようになります。
ぜひ、オフィスでも実践してみてください。
かんたんに折れて安全に収納
扉がすべての元凶 [オフィスの業務改善ヒント]
あなたのオフィスにもこのようなキャビネット（書庫）がありますか？
キャビネットに扉がついていて、鍵をかけられるタイプのものをよく見かけます。
営業秘密にあたる機密書類やデータ、個人情報などの厳重に管理しなければならないものは、当然、きちんと鍵をかけて保管する必要があります。
しかし、中が見えないキャビネットの中にあるものは、鍵をかける必要のないものが多いものです。
あなたがその事務所に来た時には、すでに壁一面が扉付きの書庫で埋め尽くされていたかもしれませんね。
中には、何年間も扉さえ開けられたことのないキャビネットもあるでしょう。
人は、見えないモノに対して、一切関心をもちません。
一度、オフィスのキャビネットを”棚卸し”されてはどうでしょうか。
ひょっとすると、「鍵がない」といことが判明するかもしれません。
誰かの”私物”が出てくる可能性もあります。
以前、必死になって探していた”モノ”が発見されることもあるでしょう。
とにかく、扉を開けて中を確認してみましょう。
不要なものを捨てるだけでも、かなりスッキリするはずです。
そして、おすすめなのが、この際、キャビネットの扉を取り外してしまうことです。
施錠保管する必要性のないものは、オープンキャビネットに収納しておくと便利です。
お客さまや社内からの問い合わせに対応するための資料などは、ファイリングしてすぐに取り出せるようにしておくと時間の削減にもつながります。
パソコンでPDFデータを開くより、紙の資料を取りだした方が効率が良いことも少なくありません。
使用頻度の高いモノは、取り出しやすい場所に収納するようにしましょう。
逆に使用頻度の低い昔の伝票類などは、キャビネットではなく段ボール箱などに入れて保管することをおすすめします。
ファイルの背表紙には、遠くからでも見えるようにできるだけ大きな文字でタイトルを書きましょう。
書類やファイルを”平積み”すると、 「資料」が「死料」になってしまいますので、必ず”縦置き”にするようにしましょう。
資料をよく使う人のそばに移動させるのも、業務改善につながります。
みなさんの職場でも、ぜひ試してみてください。
針はずしの専門家 [オフィスの業務改善ヒント]
不要になった資料の処分は、どうされていますか？
社外秘のものや個人情報が記載されたものは、シュレッダーにかけて処分されているのではないでしょうか。
ホッチキスで綴じられた資料を、そのままシュレッダーにかけてしまう人がいたりしますが、金属の針はシュレッダーの刃を傷めてしまいます。
一度綴じられた資料から、ホッチキスの針をはずすのは、意外と面倒です。
ホッチキスの”お尻”に、「針はずし」が一応ついています。
使ってはいても、なかなかうまく外せない経験をされている方も多いでしょう。
ホッチキス君も留めることは専門でも、外すことには慣れていないようです。
そこで、「外し専門家」の登場です。
その名も「はりトルＰＲＯ」です。
使い方はカンタンで、はりトルＰＲＯの先端をホッチキスの針と紙の間に差し込んでいきます。
あとは、はりトルＰＲＯのハンドルをペンチのように握ります。
すると、針が曲がってかんたんに紙から外すことができます。
これがあれば、事務作業のスピードアップが図れますし、何よりストレスが減ります。
いくつも要るものではありません。事務所1フロアに1つあれば十分でしょう。
意外とリーズナブル・・・
ホッチキスで綴じられる枚数は？ [オフィスの業務改善ヒント]
オフィスでは毎日、紙の資料が量産されていきます。
パソコンが配備され、IT化が進んでもなかなか紙はなくなりません。
特に本社・本部機構で働かれている方は、資料や提案書づくりが日常化されているのではないでしょうか。
会議やプレゼンのたびに、人数分の資料をプリントアウトし、ホッチキス留めされていると思います。
資料の枚数が多くなると、ホッチキスの針がうまく貫通せずに、折れ曲がってしまうことがあります。
こんなとき、ホッチキスに綴れる枚数を表記しておけば、ミスが減らせます。
今は11号針を使い、40枚まで綴れるタイプのものが手軽な価格で手に入りますので、10号針の従来タイプと二つ揃えておけば、ほとんどの場合対応できるでしょう。
それぞれのホッチキスの背中に、対応枚数、使用針の号数をわかりやすく貼り付けておきます。
こうしておけば、使う人も判断がしやすく、ムダなミスも減らせて業務の効率化につながります。
ぜひ、試してみてください。
ちなみに、「ホッチキス」はMAX株式会社の登録商標（いわゆる商品名）です。
一般的な呼び方は、「ステープラー」です。
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