埋もれる【親展】書類を救済 [オフィスの業務改善ヒント]
これから年末にかけて、冬の賞与評価や来春の組織変更、人事異動の社内調整資料が頻繁に行き来する時期です。
IT化が進み、システムやメールだけで完結するところもあるでしょうが、重要な案件については、まだまだ紙の書類が行き交っています。
組織や人事については極秘裏に事が進められますので、当然、関係書類の送付時には、『親展』の文字が記され、当事者以外の人が誤って開封しないようにされています。
各部門に社内便などで送られてくる「親展書類」は、多くの場合が部門長あてのものです。
部門長本人に直接手渡せば問題はありませんが、不在時には注意が必要です。
「親展書類」を机の上や決裁箱に入れておくには、なんとなく気が引けるところがあります。
気を利かせて、机の引き出しの中へ入れてくれることを想定しておかなければなりません。
たとえば、人事異動の場合、 誰かのかわりに誰かが異動するような「ところてん式」に行われるのが一般的です。
もし、候補者が異動できないとなれば、計画を見直す必要がでてきます。
異動可否に関する「親展書類」が机の中にあることを、部門長が気づかない可能性もあります。
親展を発信する部門は、メールで書類を送ったことを連絡するようにした方がいいでしょう。
また、各部門で机の中などに入れる際にも、そのことをメールしておけば、ミスは減らせます。
ちょっとした気配りで、業務の円滑化を図りましょう。
【まめ知識】
「親」は「自ら」、「展」は「ひろげる」と意味があり、
「親展」とは書類を送付する名宛人自身に開封を求める際に、記す文言です。
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