扉がすべての元凶

 

あなたのオフィスにもこのようなキャビネット（書庫）がありますか？

キャビネットに扉がついていて、鍵をかけられるタイプのものをよく見かけます。

 

営業秘密にあたる機密書類やデータ、個人情報などの厳重に管理しなければならないものは、当然、きちんと鍵をかけて保管する必要があります。

 

しかし、中が見えないキャビネットの中にあるものは、鍵をかける必要のないものが多いものです。

あなたがその事務所に来た時には、すでに壁一面が扉付きの書庫で埋め尽くされていたかもしれませんね。

 

中には、何年間も扉さえ開けられたことのないキャビネットもあるでしょう。

人は、見えないモノに対して、一切関心をもちません。 

一度、オフィスのキャビネットを”棚卸し”されてはどうでしょうか。

 

ひょっとすると、「鍵がない」といことが判明するかもしれません。

誰かの”私物”が出てくる可能性もあります。

以前、必死になって探していた”モノ”が発見されることもあるでしょう。

 

とにかく、扉を開けて中を確認してみましょう。

不要なものを捨てるだけでも、かなりスッキリするはずです。

そして、おすすめなのが、この際、キャビネットの扉を取り外してしまうことです。

 

 

 

施錠保管する必要性のないものは、オープンキャビネットに収納しておくと便利です。

 お客さまや社内からの問い合わせに対応するための資料などは、ファイリングしてすぐに取り出せるようにしておくと時間の削減にもつながります。

パソコンでPDFデータを開くより、紙の資料を取りだした方が効率が良いことも少なくありません。

使用頻度の高いモノは、取り出しやすい場所に収納するようにしましょう。

逆に使用頻度の低い昔の伝票類などは、キャビネットではなく段ボール箱などに入れて保管することをおすすめします。

 

 ファイルの背表紙には、遠くからでも見えるようにできるだけ大きな文字でタイトルを書きましょう。

書類やファイルを”平積み”すると、 「資料」が「死料」になってしまいますので、必ず”縦置き”にするようにしましょう。

 

 

資料をよく使う人のそばに移動させるのも、業務改善につながります。

 

みなさんの職場でも、ぜひ試してみてください。

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