OJTで人材育成【フルバージョン】 [人材育成]
計8回にわたり、「OJTで人材育成 7つのポイント」をお伝えしてきましたが、今回はフルバージョンです。
社員教育や人材育成に携わっている方はもちろんのこと、自分の能力やスキルを高めたいと考えている方もぜひ参考にしてください。
ところで、 「OJTで人材育成 7つのポイント」で使ったイラストですが、これはすべて「パワーポイント2007」で作成したものです。以前ならプロにしか作れなかったようなイラストが作れてしまいます。
研修資料や提案書に少しビジュアルが入っていると、内容をさらに引き立ててくれます。
あなたも一度試してみたください。
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OJTで人材育成 7つのポイント
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はじめの一歩を踏み出すために
企業において人材育成の重要性が言われるようになって久しいですが、なかなか思うように進展していないところも多いようです。その要因の一つとして、社員教育そのものを難しくとらえすぎていることがあげられます。社員教育を難しく考え過ぎると、なかなかはじめの一歩が踏み出せません。もう少し気持ちを楽にして人材の育成に取り組むのがいいでしょう。
まずは日々の仕事を通じて訓練をするOJT（On-the-Job Trainning）をスタートさせてみましょう。日常業務の中には改善していくべきことが無尽蔵に存在しています。ほんの少し意識するだけで、今まで見過ごしていたものも見えてきたりします。
今回、「OJTで人材育成」というテーマで、自社内で人を育成していくための7つポイントをまとめてみました。あまりコストをかけずに実践可能なことに絞り込んでいます。ぜひご活用いただければと存じます。
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1. 業務改善なくして社内研修なし
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やることは増えて やる時間は減っている
ITが普及しはじめてから、企業は経営指標を把握しやすくなってきました。その精度をより高めていくには、細分化された情報をインプットする必要があります。情報セキュリティに関しては、個人情報保法の施行により過度にやるべき負担が増加した感じがしますし、営業秘密を守るために取引先から高度な対応を求められることも少なくありません。また、内部統制により煩雑な手順を踏むことも増えています。
さらにISOの導入や、やり過ぎ感のあるCS（顧客満足）対応など、ここ数年間でやることが明らかに増えています。その一方で労務管理の徹底が進み、残業時間が削減されて労働時間は短くなっています。
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限られた中で時間をしぼり出す
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のような状況の中で社内研修を実施していくためには、時間をつくり出す必要があります。業務の見直し・改善もその方法の一つです。業務はややもすると新たな仕事が積み重なっていく傾向があります。すでに必要性があまりないことも、「以前からやっているので」というような理由だけで続けているものがよくあります。
担当者レベル、部門レベルで判断がつかないものもたくさんありますので、経営層が「やめる指示」を出すことが大切です。その上で残った業務の改善策に知恵をしぼれば、有効に活用できる時間は生まれてきます。
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現状業務の客観視も研修の一つ
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業務改善に着手するには、まず現状の業務を把握しなければなりません。自分の仕事について冷静に観察してみることは有益なことです。しかし、自分一人で客観的に見にくい時は、上司や同僚など第三者の力を借りるのもいいでしょう。
自分では気づかなかったことがわかるだけでも、視野を広げるきかっけになりますし、問題点の発見能力を向上させることにつながっていきます。
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2. 業務知識の棚卸しでやる気アップ
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あいまいな知識を自覚すると・・・
会社に入ったころは誰でもわからないことだらけで、一所懸命に知識を吸収しようとします。そして失敗を繰り返しながらしだいと仕事にもなれてゆき、そこそこの結果を出せるようになります。
そうなると新たな知識は学ぶけれども、かつて覚えたことを復習しようという気にはなかなかなりません。経験と勘でなんとかあいまいな部分をカバーしながら仕事を進めがちになります。
どんなに優秀な人でも、記憶が薄れてしまったり、間違った解釈をしていたりと正確に業務に関する知識を持っているわけではありません。一度社内で業務知識の棚卸しのため、テストを実施してみてはいかがでしょうか。
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「人は忘れる」ということを認識する
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以前、何度かそのようなテストを実施したことがありますが、なかなかおもしろい結果が出てきます。テスト問題をパッと見て簡単に解答できると思ったものが、意外にもわからなかったりするのです。
新入社員研修のときに苦労して覚えたことを、忘れてしまうこともよくあります。人は基本的に、覚えたしりから忘れる生きものだと考えて臨んだ方がいいのです。
できると思っていたことができないときに、ひとは謙虚になりやすくなります。すでに学んだことでも復習しようという意識が生まれ、意欲的になってくれます。
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業務の周辺知識が仕事の質を高める
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自分の業務に直結することは、誰でも興味ぶかく情報を得ようとします。ところが、ほんの少しでも自分の業務範疇から外れると、とたんに関心を示さなくなる人が少なくありません。
業務に関する権限と責任を明確にするために職務分掌を整備する会社が増え、それぞれの部門でやるべきことははっきりしてきました。しかし取り決めがあいまいだったり新たな業務が発生してくると、自部門の仕事にならないよう互いに牽制しあうことも起きがちです。
このグレーゾーンの業務も含め、視野をもう少し広げて見ることができれば、自分の仕事の質を高めることにつながっていきます。そんな動機づけを従業員のみなさんにしていくことも忘れてはなりません。
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3. 学べる研修資料の有無が大きく業績を分ける
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学びたい時が 伸びるとき
人は疑問に思ったとき、すぐに調べられる環境が整備されていれば、吸収の度合いも高まります。反対に調べる術がないとしたなら、学習意欲は著しく低下してしまうでしょう。
会社の業務というものは複雑に絡み合っていることも多く、すべてを網羅した研修資料を作成することは難しいですし、効率も悪くなってしまいます。
しかし、何も学ぶための研修資料が用意されていなかったら、会社が「学ぶ必要なし」と宣言しているのに等しいです。
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口伝だけでは限界がある
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OJTで上司から部下へ、先輩から後輩へと受け継がれていくこともあります。そんな場合は上司や先輩の仕事ぶりを観察したり、口頭による指導を受けたりすることが教育の中心になります。
近年、このような育成方法は減ってきているでしょう。また、口伝による継承は伝える人と受ける人の資質によっても差が生じやすいので、誰もが同じように学べる環境ではありません。
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カタチある資料になって精度が上がる
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人の頭の中にあるものは第三者から見ることはできません。身体に染み込んだ熟練の技なども同様なのですが、その技術の裏づけになるような資料があれば、はるかに理解はしやすくなります。
社内で引き継いでいくべきことは、ぜひ資料にして残すべきです。当人が文書化することが苦手でできないのであれば、別の人がヒアリングをしたり、仕事を観察するなりして紙やデータにアウトプットするようにしましょう。
ことばではあいまいなことも、文書化することにより矛盾点や間違いなどにも気づきやくなります。誰が見ても理解できるものであれば、それを研修資料として活用していき、日々磨きあげてゆくことも可能なのです。
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4. パワーポイント活用のやさしい研修資料作成術
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PowerPoint（パワーポイント）とは？
かつては広告代理店やデザイン会社、コンサル会社などがクラインに対するプレゼンテーションにしか利用していなかったマイクロソフト社の「パワーポイント」ですが、今や大学生はもちろんのこと、高校生でも授業で使うことがあるようです。
「エクセル」や「ワード」に比べると企業への普及は遅れていましたが、「パワーポイント」もごく一般的なビジネスソフトとして利用されるようになっています。
各企業のお客さまに対する提案資料なども「パワーポイント」で作成されていることが多く、営業マンにもなじみのあるソフトです。価格も以前に比べると安くなっており、1万円台で購入できるところも多くあります。
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電子紙芝居と思えば気持ちも軽い
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もともと「パワーポイント」はプレゼンテーションソフトとして売り出されていたので、当初はプロジェクターに投射して大勢の前で発表する際に利用されるのが主流でした。作成したスライドを順番に写し出しながら説明をしていく流れは、ちょうど紙芝居のようです。
その後普及が進むにつれ、さまざまなツール作成に活用されるようになっていきました。研修会の資料なども「エクセル」や「ワード」で作成するよりも断然作りやすく、ますます欠かせないソフトになってきています。
使ったことがない人にとっては、最初のうちはとっつきにくいかもしれませんが、実際に使いはじめればすぐに慣れてきます。
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ハサミとノリと鉛筆を使う感じ
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極端な表現かもしれませんが、パワーポイントは切り貼り感覚で利用できるパソコンソフトです。画像やイラスト、テキスト（文字）もスライドの上に貼り付けていく感じです。貼り付けたものの位置を変更することも簡単にできて、作業性にも優れています。アイデア次第でいろんな活用方法があります。
たとえば、ある業務の流れをデジタルカメラで撮影し、工程に沿ってスライドに画像を順番に貼り付けていきます。次に工程の内容を説明するテキスト（文字）を各スライドに入力していけば、かんたん業務マニュアルが作成できます。
販促用チラシの原案作成にも、パワーポイントが適していると思います。
画像やイラスト、掲載するテキスト（文字）情報などがあれば、社内の研修資料作成も比較的かんたんに出来ますので、まだ「パワーポイント」を使ったことのない方はチャレンジしてみてください。
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5. 社内勉強会で学ぶ企業風土づくり
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知識欲は案外みんな持っている
人は自分の知らないことには、関心を示しやすく知識欲は豊富にあります。さらに自分の業務に関連性があることであれば、興味もより一層わきやすくなります。
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「場」をつくることで学びぐせがつきやすい
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しかし、学んでみたい気持ちは持っていても、日々の仕事に追われてなかなかそのような機会はめぐってきません。
そのため、意図的にそのような機会を設定していくことが必要です。社内で実施する勉強会を開催するのもひとつの方法です。同じ部門で仕事をしていても、他の人の業務内容をよく知らないということも珍しくありません。一人ひとりが講師役となり、短時間でもかまいませんので実践してみることが大事です。
全員が教える側に立つことを宣言しておけば、心の準備もできて勉強会にも積極的に参加するようになってきます。
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あとのフォローが重要
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勉強会を開催したあとにぜひともやって頂きたいのが、参加者全員に勉強会の感想を書いてもらうことです。講師役を務めた人にとって、みんなの感想は気になるところですし、モチベーションアップにもつながりやすいのです。勉強会の推進役の方に率先して取り組んでもらいたいことです。
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6. 研修講師は社内で調達
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従業員全員が講師候補
社内だけで研修を実施しようとする際、誰が講師をするのかという問題が出てきます。自ら積極的に講師役を引き受けようとする人はほとんどいないのが現状でしょう。
広い分野を網羅した研修の講師は難しいかもしれませんが、特定分野に絞り込んだ研修なら教えられる人も出てきます。教える知識はあっても、教え方がわからないという人は多いものです。
誰か特定の人だけが講師をするのではなく、従業員全員が「何らか」の研修を受け持つようにしていけば、抵抗感も薄れていきます。
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隠れた才能や意外な能力を見落とさない
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人にはそれぞれ得手不得手があります。仕事上で不得手が多い人は、周りからは「仕事のできない人」というレッテルを貼られているかもしれません。しかし、たまたまその業務に関して、適性があっていないだけということもよくあります。
上司や同僚など近くで一緒に仕事をしている人でも、その人の才能や能力を把握しきれてはいません。今の仕事では使う機会がない力を持っているかもわからないのです。
パソコンを扱うことのほとんどない部門の人が、パソコン操作の熟練者かもしれません。趣味やクラブ活動、バイト経験、職歴など従業員のみなさんの隠れた才能や能力を見つける情報を社内で共有するのもいいでしょう。
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講師役をすることで得るものは大きい
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研修講師をしようとすると、準備に手間ひまがかかります。時間配分はこうで、研修資料は何枚にして、進行はこうやろう、というようなことをあれこれ試行錯誤していきます。
そういう作業をしていく中で、自分自身があいまいに覚えていたことが整理され、わかりやすくなっていきます。人に教えるということは、受講者の何倍もの準備が必要で、結果的に講師が一番理解を深めることになります。
人前で話すことにより、プレゼンテーションスキルも高まり、度胸もついてきます。人に教えることが、一番人を成長させてくれます。この事実を理解してもらえれば、社内で講師を見つけることも難しくはありません。
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7. 社内コミュニケーションにも役立つ社内研修
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従業員相互理解の機会はたいへん貴重
社内研修を自社開催するメリットの一つに社内コミュニケーションの活性化があります。研修を実施するしくみが出来てくれば、それだけ従業員の方たちが集まる機会も増えていきます。自ずと受講者同士が話をすることも増えていき、互いの理解も深まります。
研修の時間も一度に長時間かけるよりも、時間を短くして回数を増やした方が理解力が高まります。また、接触機会が増えることでコミュニケーションもより活発になります。
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講師体験は情報伝達能力を高める
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受講者側からすると、講師役の人は印象に残りやすいものです。特に興味をひく内容やわかりやすい説明をしてくれる人のことはよく覚えているものです。社内に知っている人が増えれば、それでけで安心感も増していきます。
教える側の講師は慣れない間は時間も手間もかかりますし、うまく説明できないことも当然あります。しかし、繰り返すうちにどんどん上手になっていくものです。回数を重ねていけば、より良い説明方法がわかってきますし、プレゼンテーションも板について情報を伝える勘どころも理解できるようになります。
講師を続けていると自分のことを知ってくれている人も増え、それまで以上にコミュニケーションがとりやすくなって業務も円滑にまわるようになります。
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会社の全体像が見えてくる
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社内研修を実施する際にぜひともおすすめしたいのが、社内の主だった部門主催のカリキュラムを取り入れることです。研修会を通して従業員の方たちは部門を越えてコミュニケーションをとられると思います。そこでもある程度、他部門のことを知ったりもできますが、しっかりと自部門の役割や機能を説明することで、全社的な業務効率化も目指していけます。
自分の担当部門のことしかわからないまま、全社最適につながることを考えることはできません。従業員全員が会社の全体像を理解し、日々の仕事に反映させてゆくことが業績アップにもつながっていくのです。
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